Bei unserer Arbeit als Generationen-Coaches führen wir immer wieder anspruchsvolle Gespräche. Gerne geben wir aus unseren Erfahrungen ein paar Tipps dazu:
Terminvereinbarung und Vorbereitung
- Wählen Sie einen ungestörten, wenn möglich neutralen Ort mit passender Infrastruktur.
- Vereinbaren Sie den Termin so, dass er für alle Beteiligten gut passt (Rücksichtnahme auf Tageszeit, Randstunde, Kurzfristigkeit, etc.).
- Bereiten Sie das Sitzungszimmer vor, indem Sie es gut lüften und kontrollieren ob Tische und Stühle sauber sind.
- Stellen Sie immer Wasser und Gläser zur Verfügung. Bei längeren Sitzungen dürfen gern auch Kaffee sowie etwas Süsses oder Früchte bereitstehen.
Vor dem Gespräch
- Begrüssen Sie immer alle Teilnehmenden bei der Ankunft persönlich. Dies gilt übrigens auch wenn es sich um einen Anlass mit einer grösseren Anzahl Teilnehmenden handelt.
- Überlegen Sie sich, welche Rolle und Funktion jede*r einzelne im Gespräch hat, und weisen Sie den Teilnehmenden entsprechende Plätze zu.
- Führen Sie keine Gespräche mit Teilnehmenden über das anstehende Thema, bevor alle anderen da sind.
- Halten Sie Ihre Arbeitsmaterialien bereit (Checkliste auf dem Tisch, weitere Dokumente oder Ordner in Griffnähe, Laptopverbindung prüfen, etc.).
Das Gespräch
- Gesprächsbeginn
- Lassen Sie allen Zeit, um sich zu setzen, auszupacken und sich zu installieren. Begrüssen Sie offiziell, beginnen Sie ruhig.
- Klären Sie das Sprachverständnis der Teilnehmenden.
- Machen Sie eine kurze Einleitung in der Sie die Bereitschaft zur Besprechung des Themas anerkennen und bedanken Sie sich für die Teilnahme am Gespräch.
- Zusammenfassung des Bisherigen schafft Transparenz
- Machen Sie einen Rückblick über die ersten Kontakte zum Thema und die geführten Vorgespräche. In der Regel nennen Sie keine Inhalte dieser Gespräche, insbesondere wenn Ihnen diese persönlich anvertraut wurden.
- Nennen Sie das Thema des Gesprächs und die Grundanliegen der Parteien. In dieser Phase gehen Sie noch nicht inhaltlich auf das Gespräch ein.
- Informieren oder klären Sie den Sinn und die Ziele des Gesprächs, die Rollen der Beteiligten, den Zeitrahmen und andere wichtige Aspekte.
- Stellen Sie den Ablauf des Gesprächs vor oder besprechen diesen:
- Darlegung Sichtweisen der Beteiligten / Themensammlung
- Klärung Interessen und Bedürfnisse
- Sammlung Optionen / Lösungsmöglichkeiten
- Konkrete Ausarbeitung der Lösung oder Verhandlung über diese.
- Einigung / Vereinbarung
- Legen Sie allenfalls die Gesprächsregeln fest oder besprechen Sie diese.
- Geben Sie die Möglichkeit Fragen zu stellen, bevor Sie mit dem Thema beginnen.
- Das Besprechen von den Inhalten
- Wenn Sie eingeladen haben, übernehmen Sie im Normalfall den Lead. Achten Sie auf eine ausgewogene Beteiligung der Teilnehmenden. Fragen Sie nach, wenn sich jemand nicht äussert. Im Gegenzug dürfen Sie auch unterbrechen, wenn jemand zu langatmig wird und vom Thema abschweift.
- Zeitmanagement
- Planen und kontrollieren Sie die verstrichene und verbleibende Zeit während des Gesprächs. Setzen Sie gegen Ende der Diskussionen einen Punkt, damit genügend Zeit bleibt um die Resultate und das weitere Vorgehen zu definieren.
- Ergebnisse
- Sobald die Ziele erreicht wurden oder wenn das Zeitmanagement es erfordert, kommen Sie zu einer Endrunde und fassen die Resultate zusammen. Fragen Sie nach, ob diese für alle stimmig sind, und halten Sie sie schriftlich fest.
- Besprechen Sie aufgrund des Ausgangs des Gesprächs das weitere Vorgehen und definieren Sie dieses mit Inhalten, Terminen und Verantwortlichkeiten.
- Leiten Sie eine letzte Schlussrunde ein, in der jede*r Teilnehmende sich nochmals zum Gespräch äussern kann.
- Schliessen Sie die Sitzung offiziell mit einem Dank und weisen Sie auf das weitere Vorgehen hin.
Der Abschied
- Lassen Sie, wie auch beim Ankommen, allen Zeit, ihre Sachen zusammenzupacken und in Ruhe weiterzugehen. Lassen Sie wenn möglich auch etwas Raum für Small Talk und verabschieden Sie sich persönlich.
Mit diesem kurzen Leitfaden wünschen wir Ihnen gutes Gelingen in Ihren weiteren Gesprächen. Sollten Sie aber einmal zu keiner Einigung kommen und vor verhärteten Fronten stehen, denken Sie daran, dass mehrere Partner von KMU Nachfolgezentrum über eine Ausbildung in Mediation verfügen und Sie gerne als neutrale Gesprächsführer unterstützen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Andreas Weber, Partner
aw@kmu-nachfolgezentrum.ch
041 810 26 13
